Privacy beleid

privacy beleid van de vereniging huismuziek Amersfoort

Wie zich bij ons inschrijft als lid geeft zijn of haar persoonlijke gegevens op. Dit geldt ook voor iedereen die lid is van ‘Vrienden van Huismuziek Amersfoort’ en/of die zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief.

Wij gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om en zorgen ervoor dat ze veilig worden opgeslagen. In ons privacy statement leggen we je uit hoe we dat doen en waar we je gegevens wel en niet voor gebruiken. Ook lees je hier wat je rechten zijn en hoe je die kunt uitoefenen. 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming

Iedere organisatie is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van een privacy beleid. Vanaf 25 mei 2018 is de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Met ons privacy statement geven wij zo goed mogelijk invulling aan de eisen van de AVG.

Huismuziek Amersfoort gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Persoonsgegevens worden in overeen­stemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, op grond van de volgende uitgangspunten:

Grondslag en doelbinding
Huismuziek Amersfoort zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en ver­werkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtmatige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie
Huismuziek Amersfoort verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoons­gegevens kan nodig zijn om administratieve taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens maximaal een jaar bewaard, tenzij het betrokken lid daartegen bezwaar maakt.

Daarna worden alleen voor beleidsdoeleinden de redenen van de beëindiging van het lidmaatschap anoniem bewaard.

Wanneer het uittredend lid daar geen bezwaar tegen maakt, worden de adresgegevens bewaard voor eventuele reünie-doeleinden.

Integriteit en vertrouwelijkheid
Huismuziek Amersfoort gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Bestuursleden en de vrijwilligers mogen de gegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor de gegevens verzameld zijn. Daarbij zorgt Huismuziek Amersfoort voor passende beveiliging van persoonsgegevens.

Delen met derden
Huismuziek Amersfoort deelt nooit persoonsgegevens met andere (culturele) organisaties.

Hoe geeft Huismuziek Amersfoort uitwerking aan de AVG?

Welke gegevens verwerkt Huismuziek Amersfoort?
Wij verwerken de persoonsgegevens van onze leden,  geïnteresseerden en Vrienden van Huismuziek Amersfoort. Het gaat daarbij om naam-, adres- en woonplaats-gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en bankrekeningnummers in geval van automatische incasso. Wij vragen geen zogenaamde bijzondere persoonsgegevens en slaan die dus ook niet op.

Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken de persoonsgegevens vanuit een rechtmatige grondslag, meestal omdat dit nodig is voor de uitvoering van een goed verenigingsleven. Denk hierbij aan gegevens die noodzakelijk zijn voor de facturering, communicatie over de planning, verspreiding van het Bulletin e.d.. Indien we persoonsgegevens voor andere dan deze doelen willen gebruiken, zullen we toestemming vragen aan de betrokkenen.

Welke middelen gebruiken wij voor het verwerken van persoonsgegevens?
Wij maken gebruik van een in Word opgestelde ledenlijst voor de verwerking van de persoonsgegevens, zowel ten aanzien van facturatie als cursistenadministratie. Met de webmaster van onze website www.huismuziek.nl hebben wij een verwerkers­overeenkomst afgesloten, evenals met de assisterende boekhouder. Dat betekent dat ook deze zich verplichten zorgvuldig met alle persoonsgegevens om te gaan.

Wanneer vragen wij om toestemming?
Wij vragen (bij inschrijving) toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s, geluidsopnamen en video’s) voor drukwerk (posters, folders, flyers) of op onze website of social media-kanalen. Verder doen we ons uiterste best om foto- en videomomenten ook ter plaatse aan te kondigen. Wil je niet op de foto, dan kun je dat bij je dirigent of de fotograaf aangeven. Zij houden daar dan rekening mee. Als er onverhoopt zonder je toestemming een foto is gebruikt, terwijl je dat niet wilt, dan zullen we de betreffende foto verwijderen. 
Voor het gebruik van beeldmateriaal dat gemaakt is in de openbare ruimte wordt niet apart toestemming gevraagd.

Indien je toestemming geeft, geldt deze toestemming alleen voor de beelden die door ons of in onze opdracht worden gemaakt. Het kan echter voorkomen dat andere leden of relaties van leden beeldmateriaal maken tijdens activiteiten. Hoewel wij daar geen invloed op hebben, gaan wij ervan uit dat zij terughoudend zijn bij het publiceren van deze beelden.

Hoe lang bewaren we je gegevens?
De financiële administratie wordt 7 jaar bewaard. Alleen de penningmeester, de secretaris en het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor het voeren van de ledenadministratie hebben ook toegang tot de persoonsgegevens. Zodra een lidmaatschap is beëindigd hebben de webmaster en de boekhouder geen toegang meer tot de persoonsgegevens van dit oud lid. Voor iedereen die werkt met persoonsgegevens geldt een geheimhoudingsplicht.

Hoe beveiligen we je gegevens?
Onze systemen zijn allen beveiligd met wachtwoorden die regelmatig veranderd worden. Daarnaast worden het huis van de betreffende functionarissen en kasten fysiek afgesloten.

Welke rechten heb jij als betrokkene?
Als betrokkene heb je recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, het recht van bezwaar en het recht om niet onderworpen te worden aan automatische individuele besluitvorming (profiling). Huismuziek Amersfoort doet niet aan profiling.

Indien u van één van deze rechten gebruik wilt maken, neem dan contact op met het bestuur.

Wijziging van dit privacy statement
Huismuziek Amersfoort behoudt zich het recht voor om te allen tijde dit privacy statement te wijzigen. Wij adviseren je dan ook om deze verklaring regelmatig op wijzigingen te controleren.

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 20 september 2018.